POC&T – Tools and Technics.
«Nuestro tiempo, en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que nos queda lo perdemos sin darnos cuenta» (Séneca)
Los ladrones de tiempo son esos imprevistos que, sumados, nos restan minutos e incluso horas de trabajo efectivo, y de ocio disponible.
Debemos examinar cuidadosamente qué hechos y circunstancias nos interrumpen, o nos impiden hacer lo que teníamos previsto. Cuanto más escrupulosos y honestos seamos en nuestro análisis, mejor podremos diferenciar las razones que depende de nosotros corregir, y las que seguirán siendo impuestas por el ambiente que nos rodea.
Comenzaremos siempre por un auto-examen. Identifiquemos, en nuestra situación personal y laboral, los elementos perturbadores del tiempo. Detectarlos, nos ayudará a combatirlos. En el terreno laboral, podemos destacar los siguientes:
- visitas inesperadas.
- reuniones.
- papeleo y lectura.
- desorden.
- comunicación ineficaz.
Para aumentar nuestra efectividad, es imprescindible definir las metas y objetivos. Una dirección eficaz de empresa sólo puede darse cuando se trazan unos objetivos claros y bien definidos, y se controla la ejecución de los mismos. Los objetivos constituyen un reto para todas las personas en ellos interesados, y desencadenan acciones. Se sabe a dónde se quiere ir y qué meta se debe alcanzar.
Dirigir por objetivos es un método tanto eficaz como cooperativo de dirigir de forma moderna una empresa y los colaboradores de la misma.
Sólo cuando nos hayamos marcado los objetivos, seremos capaces de mantener, durante el curso de todo un día, una visión panorámica sobre todos los problemas, de establecer correctamente las prioridades, de utilizar de una forma óptima nuestras aptitudes, y lograr así, de una forma rápida y segura, lo deseado.
Quienes a sabiendas nos hemos marcado unas metas concretas y las perseguimos, orientamos las fuerzas de nuestro subconsciente en la dirección correcta para conseguirlas (auto-motivación y auto-disciplina). Los objetivos sirven para concentrar las fuerzas sobre el verdadero punto de gravedad. No importa lo que hagamos sino para qué lo hacemos. Establecer metas es una premisa inalienable, y la clave de un buen aprovechamiento del tiempo.
Para poder establecer prioridades en la organización del tiempo, hay que, primero, definirlas en sí mismas. Deberíamos concentrarnos en los temas que realmente sean de gran importancia. A menudo, el 20% del tiempo y la energía correctamente utilizados, desde el punto de vista estratégico, nos proporcionan el 80% de los resultados.
Estas conexiones de la regla 80:20 fueron descritas por el economista italiano Vilfredo Pareto en el siglo XIX, demostrando su realidad en otros tantos aspectos de la vida cotidiana.
Definir los objetivos y planificar las medidas y acciones para conseguirlos, significa lograr el 20-80% de éxito en la vida, tanto profesional como privada. Esta deberá ser la propuesta de máxima prioridad, y la primera de las claves para una correcta gestión del tiempo.
Probémoslo.
- detalla de forma precisa las actividades realizadas en el día de ayer, por ejemplo.
- separemos las actividades en cuatro grupos.
- las consideradas urgentes.
- las consideradas importantes.
- las consideradas ni urgentes ni importantes.
- las consideradas urgentes e importantes.
- ordenar, dentro de cada uno de los cuatro grupos, las tareas de acuerdo al tiempo invertido en ellas, de mayor a menor.
- trasladar las cuatro primeras de los cuatro grupos, clasificadas así, ordenadas de mayor a menor tiempo invertido, a una pirámide de actividad, colocando en la base las actividades en las que se invierte más tiempo y, a continuación, las restantes en orden decreciente.
- en cada pirámide de cuatro actividades, determinar la que produce una mayor satisfacción a la hora de desempeñarla.
Tendremos cuatro pirámides con cuatro bandas destacando la actividad, de cada grupo, que proporciona más satisfacción al ser desempeñada. Sabremos, pues, cuáles de todas las tareas pertenecen a ese grupo del 20% que deben encabezar la lista de prioridades. Definida la importancia real, definiremos también los objetivos fundamentales a los que asignar el tiempo necesario.
Este cuadrante del tiempo, resulta muy útil como organizador.
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