Muchas personas contemplan las reuniones como una pérdida de tiempo; otras las ven como una manera improductiva de pasarlo. Algunas personas tienen tanta aversión a las reuniones que se sienten estresados y llenos de ansiedad en cuanto saben que tendrán que asistir a una. ¿Y tú?

 

El rápido desarrollo de os medios de comunicación hacía pensar, hace algunos años, que llegaría un momento no muy lejano en que las reuniones cara a cara desaparecerían. No sólo la previsión no se ha cumplido, sino que la mayoría de la gente ha aumentado el número de reuniones que celebran regularmente.

Las reuniones personales siguen siendo fundamentales para la salud de las empresas, pero si no consiguen ser eficaces, se convierten en un problema.

Recordemos los objetivos de una reunión eficaz:

• Compartir información.
• Analizar problemas.
• Generar ideas.
• Tomar decisiones.

Es muy difícil conseguir que una reunión resulte amena. Por ello, deberíamos emplear de dos a cuatro minutos en hablar con las personas que asistirán a nuestra reunión, y poder prepararlos para lo que tendrá lugar. En ese momento, podremos atender a sus ideas sobre lo que van a sacar de la reunión, y convertirlos en compañeros en lugar de simples sujetos asistentes. Además, todos se sentirán más involucrados e interesados durante la reunión.

Otra de las más importantes cuestiones, es la capacidad que tengamos de llevar a cabo una reunión dejando de lado las discrepancias entre asistentes, centrándonos en los temas a tratar, sin personalizar la intención de las intervenciones y propuestas. Es lo que se llama profesionalizar la reunión.

Dividamos la reunión en tres fases:

• antes de la reunión.
• durante la reunión.
• después de la reunión.

A) ANTES DE LA REUNIÓN.

– Planear la reunión.

• definir el tema y el objetivo.
• hacer un orden del día.
• consecuencias y soluciones posibles.
• asistentes probables y sus características.
• horario a mantener
• prever preguntas e información necesaria.

– Prever los detalles.

• lugar, hora, material, copias, pizarra, proyectos, etc.
• citaciones e información precisa.
• comodidad en ambiente físico.
• fijar el tiempo de la reunión.

El primer paso para asegurar la eficacia, es elaborar un buen programa, ordenado de la mejor manera posible y con estimaciones del tiempo destinado para cada asunto a tratar.

B) DURANTE LA REUNIÓN.

– Iniciación.

• comienzo puntual y amistoso.
• exposición del objetivo de la reunión.
• anunciar los puntos de discusión, y el modo de llevarla.
• asignar los tiempos para cada apartado o tema.
• pedir colaboración y repartir responsabilidad.

– Conducción de la reunión.

• animarla o moderarla.
• utilizar adecuadamente las ayudas e información preparada.
• conducirla deportivamente.
• hacer participar a todos.
• estimular, sugerir y preguntar ideas.
• coordinar los puntos de vista.
• mantenerse en el tema y horario.
• controlar el tiempo y las interrupciones.

Cada tema del orden del día ha de discutirse. Los participantes deben conservar en sus mentes preguntas como las siguientes:

• cuál es el tema específico que se está discutiendo.
• qué pretende el grupo discutiendo este tema.
• qué acción se necesita llevar a cabo para manejar el asunto.
• quién va a actuar.
• qué recursos son necesarios.
• cuándo se resolverá el asunto.
• cuándo discutirá el grupo los resultados.

Si cada participante puede contestar a todas ellas, el grupo podrá pasar al siguiente tema de la reunión. Sin embargo, hay que tener en cuenta que no todos los asuntos requieren la contestación de todas esas preguntas.

Hay diferentes técnicas que podemos emplear para mantener las reuniones dentro del cauce establecido. Cada una de ellas tiene una efectividad distinta según el propósito del grupo, la frecuencia de las redacciones o la historia del grupo:

• cronometrar la duración de las intervenciones.
• disponer de un cronómetro a la vista de todos, o un reloj de pared a plena vista, de forma que todos los participantes sean conscientes de sus tiempos.
• anunciar el próximo interviniente y su tiempo asignado, a cargo del moderador de la reunión.
• que el participante se ponga en pie, lo que tiende a limitar el tiempo de su intervención porque todos preferimos quedarnos sentados; hay algo al ponernos en pie que nos infunde aceleración y temor, lo que acelera el discurso.
• la distribución de los intervinientes, en una mesa redonda, en forma de U, etc. ahorra tiempo y suministra cercanía.

Si alguien no ha podido asistir a la reunión, pidámosle que resuma en un par de ideas lo que le hubiese gustado decir, para poder dar lectura de las mismas en la reunión, de forma que todos los puntos de vista queden representados.

El responsable de la reunión, tiene la responsabilidad principal de mantener la atmósfera adecuada para todos los participantes. Los edictos e imposiciones no animan a los participantes a asistir a más reuniones en el futuro, ni a ser participativos.

Lo más importante de todo es que el responsable ejerza de facilitador, consiguiendo las mejores respuestas por parte de los participantes, animándoles a colaborar unos con otros y a que funcionen como un verdadero equipo.

– Resumen y Clausura.

Finalizado el tratamiento de los asuntos, y antes de dar por finalizada la reunión, es recomendable que procedamos a un resumen de lo tratado y las conclusiones.

• enumerar los acuerdos o decisiones logrados.
• obtener el plan de acción y responsables.
• fecha de nueva reunión, si se precisa.
• fomentar la cordialidad y terminar a la hora.

C) DESPUÉS DE LA REUNIÓN.

• Resumir los puntos anteriores.
• Documentar las responsabilidades asignadas, fechas y resultados esperados.
• Decidir la efectividad de la reunión.
• Seguir el curso de las acciones tomadas.
• Informar a los interesados.
• Controlar la ejecución de lo prometido.
• Agradecer la colaboración.

Prueba, o en tu próxima reunión, o convocando una, a poner estas medidas en marcha, a ver qué tal.