«Cuanto más se planifique, menos intervendrá la casualidad»

Cuanto mejor distribuyamos, planifiquemos nuestro tiempo, tanto mejor podremos aprovecharlo para el logro de nuestros objetivos, tanto personales como profesionales. Planificación significa prepararse para hacer realidad los objetivos planteados.

Cuanto más tempo invertimos en planificar, tanto menos tiempo gastamos en realizar los objetivos marcados, ahorrando tiempo al final.

Quien dedica 8 minutos a la preparación de su trabajo diario, y lo hace de una manera coherente y razonable, puede ganar a diario una hora de tiempo para lo esencial.

Planificar el tiempo tiene todo ventajas:

• lograr los objetivos personales y profesionales de una forma mejor y más rápida.
• ahorrar y ganar tiempo para las tareas y objetivos realmente importantes.
• tener una visión panorámica sobre todos los proyectos, tareas y actividades pendientes.
• menos agitación y estrés, y más previsión en el curso del día.

El más importante principio de la planificación, es la escritura:

• los planes del tiempo que sólo se tienen en la cabeza pierden en panorámica, y se desechan más fácilmente.
• los planes de trabajo escritos significan una descarga de trabajo para la memoria.
• un plan fijado por escrito tiene el efecto psicológico de una auto-motivación para el trabajo.
• tener los planes escritos hará que nos distraigamos menos, solucionando de esta manera, antes las tareas propuestas.
• controlando los resultados del día, comparando lo hecho con lo anotado, no olvidamos lo que aún nos queda por solucionar o hacer.
• con la planificación escrita diaria, podemos calcular mejor el tiempo perdido y, por ejemplo, planificar mejor y de forma realista, el tiempo que dedicaremos a imprevistos.
• las agendas o diarios escritos, representan automáticamente una documentación sobre el trabajo realizado, pudiendo servirnos, en determinados casos, como demostración y protocolo de nuestras actividades o no actividades.

Estoy seguro de que la lista la podríamos incrementar fácilmente.

El primer y más importante paso que se recomienda dar al comenzar a trabajar con agendas, es la planificación de cada uno de los días. El día es la unidad más pequeña y abarcable de un vistazo, de la planificación sistemática del tiempo. Cada día se puede comenzar de nuevo cuando no ha transcurrido como se hubiera deseado. Quien, con planificación, no es capaz de dominar el curso de un día, tampoco podrá dominar el curso de períodos de tiempo más largos, como planes mensuales o anuales.

Un plan diario realista sólo debería contener, por principio, aquello que realmente se quiera, tenga y, también, se pueda resolver en dicho día. Cuanto más se tengan por alcanzables los objetivos fijados, tanto más se concentrarán y se movilizarán las fuerzas necesarias para lograrlos.

El método Alpen siguiente, es relativamente sencillo y sólo requiere, por término medio, 8 minutos diarios de tiempo medio para la planificación, ganando así más tiempo para lo esencial.

A) Se anota en la hoja correspondiente todo aquello que se quiera resolver en el día:

• Trabajos necesarios para el listado de actividades de la semana o el mes.
• Asuntos o trabajos pendientes del día anterior.
• Trabajos imprevistos a realizar en el día.
• Llamadas telefónicas y correspondencia que hay que sacar o gestionar.
• Asuntos que periódicamente se repiten.

B) Tomar nota, al lado de cada actividad, del tiempo que se prevé a priori dedicarle. Calcular, por tanto, aproximadamente, el tiempo que prevemos ocupado para las actividades que pensamos realizar en el día. Como el dinero, el tiempo ha de contarse exactamente, no aproximadamente.

Otra regla no establecida pero real, es que la experiencia nos dice que, para un trabajo, a menudo se necesita tanto tiempo como aquél del que se dispone. Por tanto, procuremos también, a la hora de definir los tiempos dedicados a cada actividad, poner y mantener un límite.

Trabajaremos considerablemente más concentrados, y soslayaremos tanto más consecuentemente los estorbos, cuanto mejor calculemos el tiempo a dedicar a una determinada tarea.

Hay que planificar únicamente una parte del tiempo laboral; se considera adecuado el 60% aproximadamente del mismo. Es considerada un regla básica de la planificación del tiempo. El resto, se deja para acontecimientos imprevistos, interferencias, ladrones del tiempo, necesidades personales, etc., que no requieren planificación exhaustiva pero sí una previsión.

La distribución del tiempo ideal, podría ser:

• 60% del tiempo para actividades planeadas.
• 20% para actividades inesperadas, perturbaciones, etc.
• 20% para actividades espontáneas y sociales, tiempo para la creatividad.

Según el principio comercial de cautela, parece incluso indicado planificar únicamente el 60% del tiempo laboral, y reservar el otro 40% como tiempo muerto o de reserva.

Otro factor importante que ayuda a planificar correctamente el tiempo, es la competencia de cada tarea. Determinar quién o quiénes deben llevar a cabo una tarea, permite dedicar el tiempo propio sólo a lo necesario. Para ello, debemos volver  a la valoración de la importancia de las tareas: MUY IMPORTANTES, IMPORTANTES y MENOS/POCO IMPORTANTES.

Un análisis del valor de la utilización del tiempo, mostrará si el tiempo dedicado a la realización de tareas, de cualquiera de los tres tipos, se corresponde necesariamente con el valor que dichas tareas representan para el cumplimiento de una determinada función o cargo.

A menudo pasamos la mayor parte del tiempo ocupados con problemas secundarios, quedándonos poco restante para las tareas realmente importantes. La clave para una exitosa planificación del tiempo radica únicamente en establecer una clara prioridad de las actividades clasificándolas según su importancia:

• las tareas que llamaremos A, son los más importantes cometidos del día. Únicamente pueden ser llevadas a cabo por nosotros mismos, y son del máximo valor para el éxito del día.
• las tareas de tipo B son, por lo general, tareas importantes, pero también delegables o posponibles sin mayor efecto negativo.
• las tareas C son las de menor valor para considerar el éxito del día, si bien suelen coincidir con las que consumen la mayor parte del  tiempo de que podamos disponer. Hemos de poner límite a su dedicación, y control a su agresividad para despistarnos de nuestros verdaderos cometidos importantes.

Normalmente, un análisis ABC de este tipo no significa preocuparse solamente por las tareas de tipo A, y renunciar total y absolutamente a las de tipo C, sino, más bien, ordenar todas las tareas en una relación equilibrada según su importancia, estableciendo las prioridades de dichas actividades para el éxito del día o el cumplimiento de nuestros objetivos.

La mejor manera de que funcione bien en la práctica, el análisis ABC, es:

• planificar por día un máximo de 2/3 tareas de tipo A.
• prever otras 2/3 tareas de tipo B.
• reservar el resto del tiempo para tareas de tipo C.

De esta manera, se dirige de una forma activa el curso del trabajo, nos concetramos en cosas esenciales y evitamos conflictos o estrés innecesario.

La planificación del tiempo para su mejor gestión, es también una decisión ejecutiva: decidir si orientaremos el esfuerzo hacia la actividad, en lugar de orientarlo hacia el objetivo.