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Cuanto mejor distribuyamos, planifiquemos nuestro tiempo, tanto mejor podremos aprovecharlo para el logro de nuestros objetivos, tanto personales como profesionales. Planificación significa prepararse para hacer realidad los objetivos planteados.
Cuanto más tempo invertimos en planificar, tanto menos tiempo gastamos en realizar los objetivos marcados, ahorrando tiempo al final.
Quien dedica 8 minutos a la preparación de su trabajo diario, y lo hace de una manera coherente y razonable, puede ganar a diario una hora de tiempo para lo esencial.
Planificar el tiempo tiene todo ventajas:
El más importante principio de la planificación, es la escritura:
Estoy seguro de que la lista la podríamos incrementar fácilmente.
El primer y más importante paso que se recomienda dar al comenzar a trabajar con agendas, es la planificación de cada uno de los días. El día es la unidad más pequeña y abarcable de un vistazo, de la planificación sistemática del tiempo. Cada día se puede comenzar de nuevo cuando no ha transcurrido como se hubiera deseado. Quien, con planificación, no es capaz de dominar el curso de un día, tampoco podrá dominar el curso de períodos de tiempo más largos, como planes mensuales o anuales.
Un plan diario realista sólo debería contener, por principio, aquello que realmente se quiera, tenga y, también, se pueda resolver en dicho día. Cuanto más se tengan por alcanzables los objetivos fijados, tanto más se concentrarán y se movilizarán las fuerzas necesarias para lograrlos.
El método Alpen siguiente, es relativamente sencillo y sólo requiere, por término medio, 8 minutos diarios de tiempo medio para la planificación, ganando así más tiempo para lo esencial.
A) Se anota en la hoja correspondiente todo aquello que se quiera resolver en el día:
B) Tomar nota, al lado de cada actividad, del tiempo que se prevé a priori dedicarle. Calcular, por tanto, aproximadamente, el tiempo que prevemos ocupado para las actividades que pensamos realizar en el día. Como el dinero, el tiempo ha de contarse exactamente, no aproximadamente.
Otra regla no establecida pero real, es que la experiencia nos dice que, para un trabajo, a menudo se necesita tanto tiempo como aquél del que se dispone. Por tanto, procuremos también, a la hora de definir los tiempos dedicados a cada actividad, poner y mantener un límite.
Trabajaremos considerablemente más concentrados, y soslayaremos tanto más consecuentemente los estorbos, cuanto mejor calculemos el tiempo a dedicar a una determinada tarea.
Hay que planificar únicamente una parte del tiempo laboral; se considera adecuado el 60% aproximadamente del mismo. Es considerada un regla básica de la planificación del tiempo. El resto, se deja para acontecimientos imprevistos, interferencias, ladrones del tiempo, necesidades personales, etc., que no requieren planificación exhaustiva pero sí una previsión.
La distribución del tiempo ideal, podría ser:
Según el principio comercial de cautela, parece incluso indicado planificar únicamente el 60% del tiempo laboral, y reservar el otro 40% como tiempo muerto o de reserva.
Otro factor importante que ayuda a planificar correctamente el tiempo, es la competencia de cada tarea. Determinar quién o quiénes deben llevar a cabo una tarea, permite dedicar el tiempo propio sólo a lo necesario. Para ello, debemos volver a la valoración de la importancia de las tareas: MUY IMPORTANTES, IMPORTANTES y MENOS/POCO IMPORTANTES.
Un análisis del valor de la utilización del tiempo, mostrará si el tiempo dedicado a la realización de tareas, de cualquiera de los tres tipos, se corresponde necesariamente con el valor que dichas tareas representan para el cumplimiento de una determinada función o cargo.
A menudo pasamos la mayor parte del tiempo ocupados con problemas secundarios, quedándonos poco restante para las tareas realmente importantes. La clave para una exitosa planificación del tiempo radica únicamente en establecer una clara prioridad de las actividades clasificándolas según su importancia:
Normalmente, un análisis ABC de este tipo no significa preocuparse solamente por las tareas de tipo A, y renunciar total y absolutamente a las de tipo C, sino, más bien, ordenar todas las tareas en una relación equilibrada según su importancia, estableciendo las prioridades de dichas actividades para el éxito del día o el cumplimiento de nuestros objetivos.
La mejor manera de que funcione bien en la práctica, el análisis ABC, es:
De esta manera, se dirige de una forma activa el curso del trabajo, nos concetramos en cosas esenciales y evitamos conflictos o estrés innecesario.
La planificación del tiempo para su mejor gestión, es también una decisión ejecutiva: decidir si orientaremos el esfuerzo hacia la actividad, en lugar de orientarlo hacia el objetivo.
POC&T - Tools and Technics. 
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