¿Somos perezosos?¿Sabemos organizarnos bien el tiempo?¿Lo valoramos, de hecho?

1) TENER EN CUENTA LA CURVA DEL RENDIMIENTO.

El rendimiento de toda persona está sujeto a ciertas oscilaciones durante el día, que aparecerán según un ritmo natural.Contando con gran cantidad de variaciones individuales, debidas a cientos de criterios, podemos asegurar, fundamentalmente, que:

• el nivel más alto de rendimiento se alcanza por la mañana. Este nivel no se volverá a alcanzar más durante el día.
• por la tarde, aparece el conocido «bajón» después de comer, a media tarde. El consumo de café probablemente sólo consiga alargarlo.
• tras una nueva subida media a últimas horas de la tarde, la curva de rendimiento cae de forma continua, para alcanzar el punto más bajo unas horas después de medianoche.

Cada uno de nosotros debe vivir con estos altibajos en nuestra capacidad de rendimiento. Es importante que conozcamos nuestra capacidad y ritmo diario, para que podamos planear la solución de las tareas más complicadas o difíciles por la mañana, o durante nuestro período de más rendimiento. Durante los momentos de menor rendimiento, sólo debemos pensar en distraernos y dedicar esa fase a los contactos sociales y ocupaciones rutinarias, tareas de tipo C. Durante el alza de la curva de rendimiento en las últimas horas de la tarde, podemos dedicarnos de nuevo un rato a actividades algo más importantes.

Si, mediante una organización del día en base a nuestra curva de rendimiento, utilizamos las leyes naturales de nuestro organismo, aumentaremos de forma importante la productividad sin tomar grandes medidas o hacer grandes variaciones.

La realización de una tarea complicada y difícil, que precise de concentración, resulta mucho más fácil por la mañana que durante un período de rendimiento mínimo, en el que uno debe esforzarse dos y hasta tres veces más para hacerla (no es que no se pueda hacer). Es una cuestión de rentabilidad del tiempo.

Por otra parte, y sin lugar a dudas, trabajar largo tiempo e intensamente es contraproducente, ya que disminuye la concentración y la capacidad de rendimiento, produciéndose errores. Por ello, hagamos pausas no considerándolas como pérdidas de tiempo, sino como recargas de energía.

El mejor valor de recuperación se alcanza tras una hora de trabajo, según numerosos estudios al respecto. La pausa sólo debería durar 10 minutos, no más, por riesgo a una tendencia a la disminución del rendimiento si la agrandamos.

Debemos, por tanto, incluir pausas regulares pero cortas a lo largo del día, del tiempo de trabajo. El efecto regenerador de las pausas puede ser aumentado considerablemente si nos preocupamos de movernos y respirar aire fresco, por ejemplo, distraer la cabeza y la mirada o hidratarnos.

2) LA IMPORTANCIA DE LOS DESCANSOS.

«Los grandes acontecimientos no corresponden a nuestros momentos bulliciosos, sino a nuestros momentos de tranquilidad» (Nietzsche).

Si alguien es molestado o interrumpido continuamente durante su trabajo, aparece el conocido «efecto de cuchilla«; si se nos distrae de nuestro trabajo, aunque sólo sea un instante, para reemprenderlo donde lo habíamos dejado necesitaremos un tiempo adicional de arranque y entrada. Si sumamos todas estas pérdidas de tiempo y rendimiento consiguiente, podemos llegar a perder por estas causas, aparentemente sin importancia, hasta un 28% de nuestro tiempo.

Cómo conseguir ese tiempo sin interrupciones que tan necesario es para, por ejemplo, resolver las tareas de tipo A? Podemos introducir la imposición de una hora de tranquilidad, sólo para nosotros y sin distracciones posibles. Lo más aconsejable es tomarnos ese tiempo para «una de las reuniones más importantes del día», si no la fundamental: con nosotros mismos y a solas. Sólo debemos tomarnos ese tiempo de tranquilidad como cualquier otra cita importante del día, durante la cual no estemos para nadie.

Nuestras obligaciones importantes deben recibir toda nuestra atención por lo menos una vez al día. Para la planificación de nuestros momentos de tranquilidad, podemos tener en cuenta, por ejemplo, los espacios de tiempo con menos y mayor número de interrupciones. Intentemos:

• planificar nuestra tranquilidad durante los espacios de tiempo con menor número de interrupciones previstas, y solucionemos en este rato nuestras obligaciones más importantes.
• durante las horas de frecuentes interrupciones o actividad social, contemos con ellas, y tratemos de solucionar los trabajos menos importantes.

¿sacamos algo en claro? ?lo hacemos ya así? Probémoslo. No podemos perder nada.

3) LA AGENDA DE TRABAJO.

El buen Manager lo es también de su tiempo. Es el que ha conseguido dominar de tal manera sus actividades, que tiene tiempo incluso para lo fundamental.

El éxito suele consistir en utilizar diariamente una herramienta de trabajo personal, para:

• tener una visión de conjunto de todas las tareas a realizar.
• planificar todos los proyectos, fechas y actividades de una forma sistemática, concreta y coordinada.
• organizar y controlar su tramitación y seguimiento.

La agenda representa una herramienta de trabajo, orden y disciplina. Bien llevada, contiene listas de actividades, prioridades, duraciones, metas y objetivos, etc., que uno mismo quiera resolver o delegar.

La agenda es la parte más importante y práctica de un sistema de planificación del tiempo coherente. Es el almacén de trabajo personal, con todos los planes de trabajo y tiempo, formularios y listas de chequeo precisos de nuestra labor diaria.

La agenda contribuye al logro de una planificación personal y exitosa de nuestro tiempo y objetivos. Hace real el principio de planificación del tiempo de la escritura. Con ella, tenemos una visión de conjunto, total y permanente, de todo tipo de disposiciones, planes y proyectos, permitiéndonos reaccionar de forma flexible y controlada a cualquier cambio de situación.

Un simple calendario de fechas no puede cumplir las funciones de una agenda. No vamos a nombrar las diferencias tan conocidas por todos que existen, pero recordaré que los calendarios de fechas propiamente dichos únicamente pueden ser utilizados para anotar fechas, y pueden ser, por tanto, las sepulturas de toda planificación exitosa del tiempo.

La agenda mejora la calidad y el resultado de nuestro trabajo. Podemos planificar , organizar, coordinar y realizar de una forma más racional y mejor, el trabajo diario. Utilicemos y aprovechemos estas ventajas de contar con una agenda, cuaderno, etc. de control y gestión del tiempo. No nos quepa duda de que será la herramienta más importante al final.

4) SEAMOS CONSECUENTES.

Utilizando bien las técnicas de planificación del tiempo y los métodos de trabajo, podemos ahorrar cada día entre un 10 y un 20% de nuestro tiempo total. Además, no sólo haremos que mejores notablemente la planificación, el control y la visión de conjunto, sino que además contribuiremos  a disminuir el estrés diario y, por ende, a disfrutar de un sentido más optimista y positivo de las cosas diarias.

Esto es lo que, teóricamente, lograremos sólo con la inversión de 8 minutos diarios en actualizar nuestra agenda. Acostumbrémonos a planificar por escrito el día siguiente, al finalizar el trabajo de cada día. Sólo pensemos en las tareas más importantes del día siguiente, y fijemos por escrito el mometo y tiempo para llevarlas a cabo.

Al tener ya frente a los ojos, escritas, las tareas más importantes a realizar y las posibles soluciones y tiempo previsto, el nuevo día de trabajo ya no será tan sombrío, sino más bien pre-visualizado, transparente y perfectamente atacable, con plan y método.

Ello traerá consigo, además, que no nos distraigamos tan fácilmente con vanalidades, con cuya ayuda íbamos dejando pospuestos cada vez más asuntos, hasta que por fin, deprisa y corriendo, nos íbamos deshaciendo de ellos.

5) RAZONES PSICOLÓGICAS.

Pensemos siempre que un día de trabajo no tiene por qué significar estrés. Además, el estrés no viene por las cosas que hemos solucionado, sino por las que no hemos sido capaces de resolver. En muchos casos, estrés es remordimiento de conciencia. Las tareas resueltas producen una gran satisfacción, sobre todo, si las habíamos anotado como pendientes para ese día. Es el convencimiento de que podemos hacer todo aquello que nos planteemos coherentemente. Esa sensación, es la mayor técnica de automotivación que existe, porque a lo que nos decimos a nosotros mismos, tendemos a darle categoría de verdad, y se graba en nuestro cerebro a fuego.

Pruébalo.

– Me voy a permitir resumir en 10 puntos lo que yo aconsejaría para planificarse correctamente el tiempo. Sin embargo, tengamos en cuenta que no hay dos personas que tengan exactamente la misma idea de lo que constituye la gestión perfecta del tiempo. La idea final es simplemente ver si tu relación con el tiempo que tienes o de que dispones es buena, si te permite responder a tus responsabilidades y obligaciones, y cuidarte tú.

• No hay un único modelo a gusto de todos para gestionar el tiempo, pero hay principios básicos que todos podemos aplicar a gran variedad de circunstancias.
• Planificar por adelantado es la piedra sobre la que se basa la gestión del tiempo. Todo el tiempo que le dediquemos a esta tarea merece la pena. Debemos crear programas o planes que seamos capaces de llevar a cabo. Para ello, debemos ser precisos en la realidad de nuestro trabajo y disponibilidad.Debemos sentirnos cómodos con nuestra planificación, incluso que resulte un poco holgada.
• Programar actividades de ocio. Los mejores planes nos acompañan constantemente, no sólo durante las horas de trabajo. Intentemos planificar actividades de ocio y tiempo libre, en lugar de sólo dedicarles lo que nos quede restante de nuestra planificación. Nos dará la oportunidad de restablecer el equilibrio entre tiempo profesional y tiempo libre, si lo hemos perdido. Además, nos dará otra visión sobre el tiempo diario de que disponemos y sus múltiples formas de aprovecharlo.
• Prometer menos y cumplir más. Una de las reglas más inteligentes que podemos aplicar es planificar tiempos que sean viables, sobre todo por dos razones:
  • asegurarnos del cumplimiento del trabajo que hemos de realizar, incluso si hemos de enfrentarnos a imprevistos o retrasos no contemplados.
  • sorprendernos positivamente al respecto de nuestra capacidad y conocimiento de la misma que tenemos, terminando en el plazo previsto o incluso antes.
• Dividir los trabajos grandes en tareas manejables. Cualquier trabajo de gran envergadura será un reto mucho menos desalentador si lo dividimos en coherentes pasos hasta conseguir ese objetivo. Estableciendo un horario y plazo para cada paso y reduciendo paulatinamente el alcance del objetivo inicial, conseguiremos cualquier cosa, y con menos estrés que si se pretende plantear todo a la vez como una única tarea.
• Hacer un seguimiento de los progresos. Cada tarea requiere su propia programación, agenda y calendario para identificar los hitos principales en el camino a sus ejecución completa. Si el objetivo final y la planificación han sido realistas, los progresos deberían responder al plan original. Si hay imprevistos que nos sitúan por detrás de fechas o terminaciones previstas, podemos tener tiempo de establecer las medidas para acelerar le progreso, recuperar el tiempo perdido o modificar las tareas. Algunas personas, incluso, se anotan en plazos determinados de tiempo (días, semanas, etc.) trabajos en proceso de realización y su estado, para el correcto seguimiento del progreso.
• Delegar lo que se pueda. Cuando se trata de delegar, como podemos ver en otro apartado de este blog dedicado específicamente a ello, parecen haber dos tipos de personas: las que pueden y las que no pueden. Si somos de éstos últimos, y encontramos todo tipo de razones para hacer las cosas por nosotros mismos, es inútil que lo intentemos. Sin embargo, si pensamos que no somos tan indispensables, es hora de empezar a delegar. Comencemos con trabajos o recados que requieran bastante tiempo y que sabemos que alguien más podría realizarlos. Aceptemos que enseñar a alguien conlleva un poco más de tiempo, y permite una curva de aprendizaje razonable. Enseñemos bien, para delegar bien. Tendremos menos estrés y más tiempo libre.
• Establecer parámetros para decir «NO». Todos conocemos personas que establecen claramente sus límites de tiempo («no es mi trabajo», «es la hora y me voy», «a partir de las XX no me llames que no estoy para nadie», etc.). Puede parecer excesivo, pero también sabemos que hay muchas personas que no tienen límite para llamarte, interrumpirte u ocuparte tu tiempo con sus temas. Puede que haya llegado el momento de decir que «no», y no sólo a los demás, sino a uno mismo también. Trabajar en exceso, daña el equilibrio entre trabajo y ocio, que es básico para la salud y el bienestar.
• Hacer y seguir una lista de prioridades. No hace falta que seamos expertos en elaborar listas de prioridades. Algunas personas incluso se hacen varias listas, en función de la importancia o urgencia de las tareas. Yo, particularmente, procuro apuntarme cada día lo que al día siguiente debo hacer y sé que puedo hacer, contando ya con la importancia o urgencia de mis trabajos. Lo no urgente, puede esperar un día.
• Agrupar las tareas según las capacidades requeridas. Es muy importante, y normalmente obviado por la mayor parte de las personas. Para sacar el mayor partido a nuestro tiempo, tratemos de realizar los trabajos más difíciles, aquellos que requieren la máxima concentración y mayor eficiencia, en aquellos momentos del día en los que nuestros niveles de energía y atención son mayores. Si podemos coordinar esos momentos con los que tenemos menos nivel de interrupciones de lo normal, pues mucho mejor. De la misma forma, tratemos de programar nuestra rutina o tareas de bajo nivel en las horas del día en las que nos resulta más difícil concentrarnos. El truco está siempre en identificar nuestras horas y su nivel de capacidad, y programar nuestro trabajo en consecuencia.

6) LOS ATAJOS.

Siempre es tentador seguir haciendo las cosas de la forma en que se han hecho siempre, porque es con lo que estamos familiarizados. Pero encontrar y adaptar o aplicar nuevas técnicas o métodos más eficientes a nuestras responsabilidades, no sólo nos puede ahorrar tiempo, sino que puede que rebaje nuestra carga total de trabajo:

• Repasar las actividades pendientes para el día, al comienzo del día.
• Tiempo propio, que siempre hace falta para organizar y preparar nuestro trabajo y aclarar nuestras ideas al respecto. Ha de ser verdadero tiempo productivo y en solitario.
• Trabajos menos prioritarios, organizados para las horas en las que prevemos menos posibilidad de concentración.
• Time Break, comidas ligeras, pequeños paseos o ejercicio suave, también ayudan a romper la monotonía a afrontar con más ganas lo venidero.
• Promoción del negocio, si lo tenemos. Reservemos una parte de cada día, siempre, para promocionar el negocio. Busquemos la manera que creamos mejor. Hagamos vida social.
• Despedida y cierre. Es muy importante terminar el día ordenadamente, dedicar un poco de tiempo a recoger, ordenar y actualizar los planes. Que no quede nada sin control, pero que todo deje la cabeza despejada para el descanso.

Hay un aspecto que no quiero olvidar, como es el examen de conciencia. Debemos entender qué es lo que hemos hecho y cómo, por qué y, si es defectuoso, cómo lo arreglaremos. El examen de conciencia nos obligará a conocernos mejor y ser más realistas con nuestra planificación.

Se aprende mucho haciendo un examen de conciencia al final de cada día.En él, que suele llevar unos pocos minutos, podemos hacer un repaso a las actividades que teníamos planeadas para el día, compararlas con las que realmente hemos llevado a cabo, y analizar las razones por las que algunas han quedado pendientes.

Aprenderemos a conocernos mejor, a ser más realistas con la planificación y a evitar el despilfarro de tiempo.

Los emprendedores, basan parte de su bienestar en que en su trabajo «nadie te dice lo que tienes que hacer«. Pero eso tiene un reverso muy tenebroso: «nadie te dice lo que tienes que hacer«. Entonces aparece la tentación de Procrastinar. Búscalo y averigua qué quiere decir un término tan ampliamente utilizado en entornos anglosajones.

Y no es exactamente pereza, porque no se trata de no hacer nada. El problema es dejar las cosas que tenemos que hacer, y dedicarnos a otras que nos apetezcan más. ¿Quién no se siente identificado con esta forma de actuar?

7) LA IMPORTANCIA DE LA DISCIPLINA.

Si queremos tener éxito como emprendedores, por ejemplo, debemos ser capaces de trabajar a pleno rendimiento, sin distracciones ni aplazamientos indefinidos. Recordemos algunos consejillos más:

• No jugar. En un ordenador, instalar sólo el software necesario para trabajar. Algunas personas, diferencian incluso los ordenadores del trabajo del del ocio.
• Desconectarse. Un ordenador conectado a internet es una tentación y fuente de interrupciones constante. Si no lo necesitamos, o no podemos resistir las innumerables tentaciones de estar conectados, desconectémosnos.
• Aislarse. El mundo exterior puede, seguro, esperar a que terminemos lo que nos hemos propuesto hacer.
• Llamar primero. Una estrategia que suele funcionar siempre es hacer todas las llamadas que tengamos pendientes antes de ponernos a la tarea concentrados. Incluso, las llamadas que esperemos, quizá las podamos realizar nosotros antes, evitando la interrupción posterior. Nos sorprenderíamos de lo que podemos cambiar.
• Separar trabajo y familia. Aseguremos que dedicamos a  nuestro trabajo las ocho horas que hemos de dedicarle. Todo el tiempo perdido en temas personales habremos de recuperarlo, y si tenemos tareas de este tipo, incluyámoslas en nuestra planificación, y aseguremos que no interfieren en nuestro trabajo.

Recordemos, una vez más, que trabajar con planificaciones diarias escritas, y establecer prioridades, garantiza una mejor gestión del tiempo. La buena planificación exige al comienzo un esfuerzo, y una cierta autodisciplina como premisa, pero siempre, al fin y a la postre, es rentable.