Los directores de proyecto y responsables de personas, llevan a cabo el trabajo con el equipo de proyecto y otros interesados. Los directores de proyecto que además son eficaces, adquieren un equilibrio de HABILIDADES TÉCNICAS, INTERPERSONALES y CONCEPTUALES que los ayudan a analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada.

Aunque puedan utilizarse otras habilidades adicionales, el uso adecuado de las siguientes ayuda al director de proyecto a dirigir de forma eficaz:

• Liderazgo y dirección por valores.
• Desarrollo de espíritu de equipo.  Equipos de alto rendimiento.
• Técnicas de motivación.
• Técnicas de Comunicación efectiva.
• Técnicas de negociación.
• Presentaciones eficaces.
• Coaching.
• Organización y administración del tiempo.
• Gestión y resolución de conflictos.

Las enumeradas constituyen un amplio conjunto de conocimientos relativo a las habilidades interpersonales apropiadas para el trabajo dentro y fuera del proyecto; sin ser demasiado exhaustivos, trataremos de  explicar y comentar cada una de ellas en esta publicación.

Consideramos, además, los siguientes aspectos importantes y adicionales a las habilidades:

• Influencia.
• Toma de decisiones.
• Conocimientos políticos y culturales.

que, por no ser consideradas técnicamente habilidades personales propiamente dichas, las comentamos a continuación.

Los proyectos exitosos requieren, además y de forma destacable, fuertes cualidades de liderazgo. El liderazgo es importante en todas las fases del ciclo de vida del proyecto. Es particularmente importante comunicar la visión e inspirar al equipo del proyecto.

El uso de habilidades interpersonales adecuadas, ayuda a los directores de proyecto a sacar provecho de los puntos fuertes de los miembros del equipo.

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A)   INFLUENCIA.

La influencia es una estrategia que consiste en compartir la autoridad y apoyarse en las habilidades interpersonales para hacer que otros cooperen en la consecución de metas comunes. Para ello, son pautas recomendables:

• Dirigir con el ejemplo.
• Cumplir cabalmente los compromisos.
• Aclarar la forma en que se va a tomar una decisión.
• Utilizar un estilo interpersonal flexible, y adaptarlo de acuerdo con la audiencia.
• Ejercer el poder con habilidad y cautela. Pensar en relaciones a largo plazo.

En un ambiente matricial o funcional, la autoridad directa de los directores de proyecto sobre los miembros de su equipo es escasa o nula, por lo que su capacidad de influir oportunamente en los interesados resulta vital para el éxito del proyecto.

Entre las habilidades clave de influencia, puedo destacar:

• Tener la habilidad para persuadir y expresar con claridad los puntos de vista y las posiciones asumidas.
• Contar con gran habilidad para escuchar de manera activa y eficaz.
• Tener en cuenta las diversas perspectivas en cualquier situación.
• Recopilar información relevante y crítica, a fin de abordar los asuntos importantes y lograr acuerdos, manteniendo a la vez la confianza mutua.

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B)   TOMA DE DECISIONES.

Existen cuatro estilos básicos de toma de decisiones, que los directores de proyecto utilizan normalmente:

• Ordenar.
• Consultar.
• Consensuar.
• Lanzar la moneda / aleatorio.

Existen cuatro factores principales que afectan el estilo de toma de decisiones:

• Las restricciones de tiempo.
• La confianza.
• La calidad.
• La aceptación.

Los directores de proyecto pueden tomar decisiones INDIVIDUALMENTE o hacer QUE EL EQUIPO DE PROYECTO PARTICIPE en este proceso.

Los directores de proyecto y los equipos de proyecto utilizan a veces un modelo o proceso de toma de decisiones, tal y como el modelo habitual de seis pasos:

• Definición del problema. Explorar completamente el problema, aclararlo y definirlo.
• Generación de la solución del problema. Prolongar el proceso de generación de nuevas ideas, elaborando soluciones múltiples mediante la tormenta de ideas, y desalentando las decisiones prematuras.
• Pasaje de las ideas a la acción. Definir los criterios de evaluación, evaluar los pros y los contras con dichos criterios y elegir la mejor solución de entre las alternativas.
• Planificación de la implementación de la solución. Implicar a los participantes para que acepten la solución elegida y se comprometan a hacer que funcione.
• Planificación de la evaluación de la solución. Analizar la solución tras su implementación, evaluarla y recoger las lecciones aprendidas.
• Evaluación del resultado y del proceso. Evaluar en qué medida se resolvió el problema o se alcanzaron las metas del proyecto.

Tomar decisiones eficazmente implica tener la habilidad de negociar e influir sobre la organización y el equipo de dirección del proyecto. Algunas pautas más en materia de toma de decisiones:

• Centrarse en los objetivos perseguidos.
• Seguir un proceso de toma de decisiones.
• Estudiar los factores ambientales.
• Desarrollar las cualidades personales de los miembros del equipo.
• Fomentar la creatividad del equipo.
• Gestionar las oportunidades y los riesgos.

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C)   CONOCIMIENTOS POLÍTICOS Y CULTURALES.

Las políticas organizacionales son inevitables en los ambientes de trabajo, debido a la diversidad de normas, antecedentes y expectativas de las personas implicadas en un proyecto.

El uso hábil de la política y el poder, ayudan al director de proyecto a tener éxito. Por el contrario, ignorar o evitar la política del proyecto, así como el uso inapropiado del poder, pueden generar dificultades en la dirección de un proyecto.

Actualmente, los directores del proyecto trabajan en un entorno global, y muchos proyectos existen en un entorno de diversidad cultural. Gracias  a la comprensión y al provecho que el equipo de dirección de proyecto saca de las diferencias culturales, es más probable que logre crear un ambiente de confianza mutua y una atmósfera de tipo ganar-ganar.

Las diferencias culturales pueden ser tanto de NATURALEZA INDIVIDUAL como CORPORATIVA, y pueden involucrar a INTERESADOS INTERNOS o EXTERNOS.

Una manera eficaz de gestionar esta diversidad cultural, consiste en conocer a los diferentes miembros del equipo, y recurrir a una buena planificación de la comunicación como parte del plan global del proyecto.

La cultura a nivel del comportamiento, incluye aquellas conductas y expectativas que son independientes de la geografía, la herencia étnica o los idiomas comunes o diferentes.

La cultura puede impactar en:

• La rapidez del trabajo.
• El proceso de toma de decisiones.
• La disposición a actuar sin una planificación adecuada.

Todo ello puede dar lugar a conflictos y tensiones en algunas organizaciones o circunstancias y, por consiguiente, afectar al desempeño de los directores y equipos del proyecto.