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Gestión de Proyectos

Un proyecto es, para entendernos, un trabajo no repetitivo que ha de planificarse, y que ha de realizarse según unas especificaciones técnicas determinadas, con objetivos de costes, inversiones y plazos.

Cualquier actividad que podamos dividir en tareas que no sean cíclicas, que puedan caracterizarse con precisión y tales que las relaciones entre ellas son conocidas, puede incluirse en el término Proyecto.

Tres son los factores principales que, desde siempre, se han asumido como determinantes del éxito de un proyecto:

  • PLAZO.
  • COSTE.
  • ÁMBITO.

aunque es el plazo el que parece medir mejor el éxito de un proyecto. El ámbito del proyecto define el trabajo requerido para obtener el objetivo del proyecto, y el tipo y secuencia en que han de realizarse las diferentes tareas.

Si queremos alcanzar las metas del proyecto, nos vemos obligados a tomar decisiones prácticamente a diario durante el transcurso del mismo. La alteración de alguno de los tres factores comentados, denominados la “TRIPLE RESTRICCIÓN” lleva intrínseco el cambio de los otros dos.

La gestión de proyectos es complicada, porque exige el control simultáneo de las tres variables. No es por ello una casualidad que el 53% de los proyectos, según diferentes estudios realizados al respecto, cuesten un 189% de la ESTIMACIÓN inicial. Sólo puede hablarse de éxito, sin embargo, cuando se alcanza el triple objetivo.

No obstante, la maximización individual de los tres criterios básicos no es posible, siendo necesario maximizar una cierta combinación de los mismos, priorizando aquellos que se adapten mejor a la estrategia de la empresa u organización. La combinación no es única y, de hecho, puede pensarse en un área de validez en la que el proyecto puede moverse dentro de la disponibilidad de RECURSOS existentes.

No existe una única forma de gestionar un proyecto satisfaciendo los REQUISITOS básicos.

Algunos autores introducen como cuarto elemento restrictivo de la gestion de proyectos, la satisfacción del usuario, resaltando la importancia de que el proyecto satisfaga las EXPECTATIVAS del cliente. Un proyecto que cumpla especificaciones, se realice en el plazo y dentro del presupuesto previstos, pero que no deje satisfecha al cliente, no cumple objetivos. La satisfacción del cliente es, hoy día, una estrategia general de muchas organizaciones, y elemento clave para la valoración del éxito o fracaso de los proyectos que se emprendan.

LA DIRECCIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS.

Se define la dirección integrada de proyectos como el arte de dirigir y cordinar los recursos humanos y materiales, a lo largo del ciclo de vida del proyecto, mediante las técnicas del management, para conseguir los objetivos fijados de ALCANCE, COSTE, PLAZO, CALIDAD y satisfacción de las PARTES INTERESADAS en el proyecto.

La guía de los fundamentos de la dirección de proyectos, más conocida como PMBoK, es el estándar más ampliamente utilizado y reconocido para manejar y administrar proyectos. Identifica el subconjunto de técnicas, disciplinas y experiencias  que es generalmente reconocido como “buenas prácticas”. Para ello, el PMBoK divide el conjunto de conocimientos para la dirección de proyectos en cinco Grupos de Procesos; todo proyecto tiene que transitar por esta serie de actividades o etapas:

  • INICIO.
  • PLANIFICACIÓN.
  • EJECUCIÓN.
  • CIERRE

bajo la supervisión de un grupo de SEGUIMIENTO Y CONTROL qure trabaja a lo largo de todo el proyecto.

Incluye 9 áreas de conocimiento que han de verse representadas a lo largo de la vida de un proyecto, y que todo profesional de la materia debe dominar:

  • INTEGRACIÓN DEL PROYECTO.
  • EL ALCANCE DEL PROYECTO.
  • GESTIÓN DEL PLAZO DEL PROYECTO.
  • CONTROL DE COSTES DEL PROYECTO.
  • GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO.
  • GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO.
  • GESTIÓNDE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO.
  • PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES EN EL PROYECTO.
  • CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO.

que han de estudiarse, analizarse y controlarse individual y colectivamente para el buen desempeño de la dirección de proyectos, de cualquier envergadura y sector.

El PMI (Project Management Institute) norteamericano, es considerado la asociación profesional para la gestión de proyectos, sin fines de lucro, más grande del mundo, con participación en más de 170 países. Entre sus principales objetivos se encuentra formular estándares profesionales, generar conocimiento a través de la investigación y promover la Gestión de Proyectos como profesión, a través de sus programas de certificación.

Todos los programas educativos y certificaciones brindadas por el PMI, están estrechamente relacionadas con el PMBoK, que usaré de base para todos los conceptos contemplados en este área de conocimientos del Blog: la Dirección de Proyectos.

Cada submenú de este general en el que estamos ahora, contemplará los conceptos que incluya desde la perspectiva del PMI, y de la experiencia que me otorgó la formación, examen y consecuencias de mi certificación como PMP.

Digamos, de momento y en términos muy generales, que un proyecto constituye un cambio, algo nuevo en cualquier organización, y para cualquier proyecto. Por lo tanto, no es lo mismo afrontar un proyecto que una situación más rutinaria de operaciones, producción, etc.

El proyecto es un proceso temporal, que debe ser ejecutado en un contexto de complejidad e incertidumbre, lo que requiere gestión (planificación, organización, dirección y control). No olvidemos que “una buena gestión del proyecto, no garantiza el éxito del mismo pero, una gestión ineficaz del proyecto, conducirá irremediablemente al fracaso“.

Los proyectos, por definición, tienen una fecha de inicio y fin determinadas, un alcance, un presupuesto previo y unos recursos asignados. Cada proyecto es diferente, además, porque las circunstancias nunca se repiten.

Una de las funciones principales de la dirección y gestión de proyectos, es administrar los PROCESOS internos donde realmente se efectúa el trabajo del proyecto. Se requieren , para ello, habilidades de administración que permitan sortear las diferentes situaciones que se presenten y, además, garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de las restricciones estipuladas o límites prefijados. Sin que sirva de norma, y a falta de ir sabiendo más a través de las diferentes secciones de este menú, digamos que se consideran 12 las habilidades necesarias en la dirección de proyectos:

  • Definición del Proyecto.
  • PLanificación del Trabajo.
  • Administración de Contratos.
  • Gestión de Proveedores.
  • Administración del Plan de trabajo.
  • Administración de situaciones.
  • Administración del Alcance.
  • Administración de Riesgos.
  • Gestión de las Comunicaciones.
  • Administración de la documentación generada.
  • Gestión de la Calidad.
  • Administración y control de las métricas del proyecto.

Ya iremos concretando todas ellas. Vé haciéndote a los nombres, eso siempre ayuda.

A partir de aquí, esta sección incluirá las opciones de menú que refleja la siguiente figura:

GESTION DE PROYECTOSDESARROLLO TEMÁTICO DE UN PROYECTOcon el detalle de subapartados que podemos ver en las dis figuras siguientes, la primera para el “DESARROLLO TEMÁTICO DE UN PROYECTO”,  y la segunda para el apartado de “GRUPOS DE PROCESOS Y FASES DE UN PROYECTO”, del menú princpial de opciones.

GRUPOS DE PROCESOS Y FASES DE UN PROYECTO

Todos los contenidos, detalles, premisas y directrices del Área temática de la “GESTIÓN DE PROYECTOS”, están basadas tanto en la meotodología internacional estándar de la dirección de Proyectos del PMI (Project Management Institute norteamericano) como en su propia bibliografía y documentación, siendo mero transmisor de sus contenidos y utilidades.

Buena suerte, y ánimo. Es un campo apasionante y de máxima actualidad y aplicación, tanto profesional como personal.

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